Telefonare: 6 consigli per essere efficaci

Berlusconi-Merkel telefonare

telefonare è un’attività difficile…

…anche se è ormai comunissima perché il telefono è diventato una nostra appendice. Ma anche nei rapporti personali la maggior parte di noi è un vero e proprio disastro al telefono: è frequentissima l’odiosa domanda d’apertura “dove sei?”.
Telefonare per lavoro è ancor più difficoltoso perché sono necessarie doti relazionali, attitudini particolari e molto molto studio.
Elencherò alcuni accorgimenti per telefonare meglio, per fare un buon telemarketing, per riuscire nelle telefonate di lavoro, ma alcuni di questi consigli valgono per tutti.

L’ultimo lavoro che ho svolto è stato l’organizzazione di una cena di presentazione ed inaugurazione di una nuova struttura residenziale per anziani. Oltre tutta la logistica, il programma e la conduzione ho dovuto anche telefonare  agli invitati dei quali ovviamente possedevo già l’elenco ed il numero: lavoro piuttosto facile dunque, ma non per questo poco delicato.

Alcuni suggerimenti per eseguire un buon contatto telefonico.

1. Inutile dire che l’ambiente circostante deve essere tranquillo, non ci devono essere radio o tv accesi e nessuno che parli nelle vicinanze: l’interlocutore deve avere la massima attenzione possibile e non deve pensare che io possa fare altro mentre lo chiamo al telefono perché si deve sentire perfettamente al centro dell’attenzione. Agisco come se lo chiudessi in una stanza, io e lui e nessun altro, perché è LUI il mio obiettivo e l’unica cosa che mi interessa in quel momento.

2. Appena risponde, specie se lo chiamo al cellulare, mi presento con nome, cognome e azienda: è fondamentale farsi subito identificare perché chi risponde al telefono ha tutto il diritto di sapere chi sta chiamando e questo rende subito disponibile una persona al dialogo appiattendo tutti gli ostacoli psicologici della “sorpresa”: sì, perché quando rispondiamo al telefono, spesso ci prende l’ansia di sapere chi ci sta chiamando, chi ci cerca, chi ha bisogno di noi. È anche questo un modo per molti per sentirsi attori della vita!

3. Dopo essermi annunciato, parlando in modo netto e chiaro, e lento al punto giusto per essere comprensibile, in quanto LUI non stava aspettando certo me, chiedo se parlo con la persona che cerco e poi domando “è occupato? Posso parlarLe due minuti?”. Se mi risponde di sì allora sarò certo che avrò tutta la sua attenzione perché è stato lui a concedersi. Come una persona che mi apre la porta e mi fa entrare nella sua casa: avrò fatto metà del lavoro perché avrò conquistato lo spazio che mi serve per giocare le mie chances.
Molti usano altre domande tipo “disturbo?”: è sbagliato perché questa domanda induce l’interlocutore a pensare che sei conscio che la tua telefonata è “disturbativa” così lui ha già le difese pronte per alzare barricate a qualsiasi richiesta. Non parliamo se si dicesse “mi scusi se la disturbo…” che vuol dire che sei tu stesso a considerare già la tua telefonata perdente: ogni richiesta che farai sarà un disturbo per l’interlocutore mentre invece noi offriamo solo vantaggi!

4. Quando inizio la conversazione devo capire subito il tipo di persona: è necessario che io adegui il ritmo del mio parlare al suo perché se lui parla velocemente non sopporterà che io parli lentamente, non mi ascolterà! E viceversa. Se passeggiate con una persona che cammina velocemente, e voi invece avete un passo lento, succede che perderete spesso terreno con conseguenti difficoltà di comunicazione: non vi starà a sentire più di tanto, è un fatto naturale.

5. Telefonare e conversare due minuti è un’eternità! In quindici secondi si possono dire moltissme cose e non è detto che chi sta dall’altra parte del telefono capisca tutto: manca l’aspetto espressivo del corpo, manca lo sguardo che, per una conversazione, è un fatto fondamentale. Come faccio a tenere desta l’attenzione del mio interlocutore? Faccio domande, molto più spesso di quando parlo di persona, perché solo così posso terminare in fretta il mio lavoro di invito alla cena. “Venerdì alle 20:00, sarà libero?”, “Al ristorante Blues, sa dove si trova?” e così via. Sarò sicuro che tutta la procedura d’invito si risolverà subito e lui non potrà dire che non mi sono spiegato bene, ma, in caso di problemi, sarà lui stesso ad affermare di non aver capito. Anche perché gli spedirò senz’altro un’e-mail con una Call to Action che chiederà conferma, magari con un click su un bottone che metterò apposta.

6. Al termine della telefonata lo saluto dicendo che avrò piacere di stringergli la mano quando ci incontreremo alla cena: lo dispongo così alla cordialità in modo da poter chiedergli qualunque cosa mi serva durante l’evento, compreso il questionario di gradimento, i suoi dati completi ed il consenso a spedirgli altre comunicazioni via e-mail.